I documenti importanti come la cambiale tratta, quella pagherò e le parcelle non vanno subito cestinati. Si devono infatti conservare per un determinato periodo in quanto mantengono un valore giuridico concreto. Sapere effettivamente quali sono i tempi di conservazione e di prescrizione può aiutare a non compiere degli errori, a non perdere denaro e ad evitare di dover pagare delle multe. Ecco maggiori dettagli in merito.
Che cos’è una cambiale
Le cambiali sono dei pagamenti promessi. Significa che se qualcuno deve dei soldi, invece di darli subito fa una cambiale per restituirli più tardi in una data stabilita.
Ecco un esempio:
Giacomo vende un mobile e l ’acquirente invece di pagarlo subito gli dà una cambiale. Se quest’ultimo non pagherà, quel pezzo di carta servirà a Giacomo per farsi restituire il denaro.
Negli anni ottanta le cambiali erano particolarmente utilizzate. Oggi, invece, si utilizzano di meno anche se esistono ancora in quanto ad esse si preferiscono degli altri metodi di pagamento come i bonifici programmati o i finanziamenti diretti perché più comodi e meno rischiosi. Sono, come detto, dei documenti che attestano che c’è un debito per cui il creditore ovvero chi la riceve ha il diritto di farsi pagare mentre chi la firma (debitore) ha il dovere di pagare.
Quali sono le principali tipologie di cambiali
Le principali tipologie di cambiali sono “tratta” e “pagherò”. Le prime contengono un ordine di pagamento mentre le seconde una promessa di pagamento.
Per la tratta, si instaura un rapporto tra tre persone:
- il traente ovvero chi emette la cambiale che di solito è il venditore;
- il trattario ovvero chi la deve pagare che solitamente è il compratore;
- il beneficiario ovvero chi riceve il denaro che può essere lo stesso traente o un altro beneficiario.
Per quanto riguarda invece la cambiale pagherò, il rapporto è tra due persone:
- il debitore;
- il creditore.
Le cambiali, come detto, non sono solo dei fogli scritti, hanno anche valore legale. Servono infatti per rimandare un pagamento con la certezza che chi dovrà pagare lo farà altrimenti si potrà passare subito per le vie legali.
Significa che chi ha una cambiale firmata a suo favore, ha un titolo di credito che gli permette di riscuotere una determinata cifra a una certa data.
Differenza cambiale tratta e pagherò
Una cambiale per essere valida deve rispettare alcune regole fondamentali. Deve essere:
- all’ordine ovvero circolare, significa che può essere trasferita mediante girata, se non si vuole che venga passata a terzi dietro va inserita la clausola di non trasferibilità;
- astratta in quanto non c’è bisogno di spiegare il motivo per il quale è stata emessa;
- formale perché deve essere scritta su moduli ufficiali approvati dall’amministrazione finanziaria dello Stato;
- esecutiva in quanto se non viene pagata, il creditore potrà procedere immediatamente al pignoramento dei beni del debitore.
La cambiale tratta e pagherò sono due diverse tipologie di cambiali e la principale differenza sta nel modo in cui è gestito il pagamento.
Come spiegato, per la prima ci sono tre persone coinvolte, chi emette l’ordine, chi deve pagare e chi deve ricevere il denaro. Il trattario, però, non è obbligato a pagare fino a che non accetta la cambiale firmandola.
La seconda è invece una promessa di pagamento fatta da chi deve pagare e chi deve ricevere il denaro. Ci sono quindi solo due persone per cui non serve alcuna accettazione. Il motivo è che il debitore, firmando la cambiale pagherò, si impegna fin da subito a pagare.
Quanto tempo si devono conservare le cambiali
Le cambiali andrebbero conservate per 3 anni a partire dalla scadenza ma per non avere problemi sarebbe meglio conservare tutta la documentazione per 10 anni.
In merito alla prescrizione decennale della cambiale, è importante sapere che i 10 anni non partono dal giorno in cui si firma il contratto ma dalla data in cui la cambiale scade e non viene pagata come comunica anche l’articolo 2935 del Codice Civile.
Conservare le cambiali per tale periodo è importante perché:
- sono una prova del credito dato che chi la detiene può utilizzarla per chiedere il pignoramento dei beni del debitore;
- potrebbero esserci dei controlli fiscali o contabili;
- si potrebbe doverle utilizzare come prova in contesti giudiziari.
Cosa sono le parcelle
La parcella è un documento che indica il compenso richiesto da professionisti iscritti a un albo come dentisti, medici privati o architetti per uno o più servizi svolti. Sono molto simili a una fattura e contengono le seguenti informazioni:
- il numero e la data in cui sono state effettuate;
- I dati completi sia del professionista che la mette che del cliente;
- l’onorario ovvero quale sarà il pagamento per il lavoro eseguito più l’Iva;
- le eventuali anticipazioni ovvero le spese effettuate dal professionista per il cliente;
- le altre spese;
- il totale da pagare con i termini e le condizioni del pagamento.
Ovviamente la parcella potrà essere più semplice o più complessa a seconda del lavoro che si farà per cui potrebbe contenere anche altre voci.
Quanto vanno conservate e perchè
Le parcelle vanno conservate per almeno 3 anni come motivo di prova e di tutela legale sia da parte del professionista che del cliente.
L’articolo 2956 del Codice Civile recita quanto segue: “si prescrive in tre anni il diritto dei professionisti, per il compenso dell’opera prestata e per il rimborso delle spese correlative”.
Questo significa che se un dentista, un avvocato o un medico ha inviato una parcella, ha tre anni di tempo per richiedere il pagamento. Se poi in tale periodo non ha sollecitato, non ha inviato una diffida interrompendo quindi la prescrizione, perde il diritto a farsi pagare.
Il conteggio dei tre anni partirà dal giorno in cui il lavoro è stato completato.
Il cliente dovrebbe quindi conservare la parcella almeno per tre anni perché:
- potrebbe servire come la prova di aver ricevuto la prestazione e di aver pagato;
- potrebbe servire in caso di una controversia legale nel caso il professionista a distanza di tempo tornasse a chiedere i soldi per quella prestazione.
Per il professionista, invece, la conservazione di tali documenti è importante perché sono una traccia formale della prestazione svolta.