Sarà capitato a tutti di chiedersi quanto tempo vanno conservate le bollette del telefono. Tra avvisi via e-mail e pile e pile di vecchie fatture, infatti, la tentazione di fare un po’ di ordine nei cassetti o liberare spazio sul desktop è tanta.
Non bisogna però lasciarsi trasportare dalla fretta in quanto le fatture telefoniche vanno conservate per un determinato periodo in modo da tutelarsi da richieste di pagamento tardive o contestazioni future. Vediamo i dettagli.
Indice
Cosa sono le bollette del telefono
Ogni operatore telefonico invia mensilmente oppure ogni 2 mesi la bolletta telefonica al cliente con le spese sostenute, queste ultime riepilogano i costi dei servizi telefonici che si sono utilizzati in un determinato periodo.
Di solito una bolletta standard contiene i seguenti dati:
- quelli anagrafici come il nome, il cognome, l’indirizzo e il numero di telefono;
- il periodo di riferimento, ad esempio dal 1° al 30 giugno;
- i costi fissi;
- i costi variabili, come ad esempio il traffico dati extra;
- le eventuali promozioni o gli sconti applicati;
- la scadenza e la modalità di pagamento.
Le differenze tra bollette cartacee e digitali
I consumatori possono scegliere tra due tipologie di bollette, quelle cartacee che arrivano per posta e quelle digitali che arrivano via e-mail o si possono consultare dalla propria pagina personale.
I vantaggi delle bollette cartacee sono i seguenti:
- la facilità nella conservazione in quanto basta inserirle in un raccoglitore;
- la visibilità in quanto arrivano fisicamente per cui è impossibile dimenticarsene.
Ci sono però anche degli svantaggi ovvero:
- la possibilità che si perdano;
- l’impatto che hanno sull’ambiente in quanto si spreca non solo carta ma anche inchiostro;
- il costo aggiuntivo in quanto molti operatori addebitano oramai un sovraprezzo per l’invio cartaceo.
Le bollette telefoniche in formato digitale hanno invece questi pregi:
- sono ecologiche in quanto non si consuma carta;
- sono sempre disponibili perché si possono consultare quando si vuole sulla propria pagina cliente, nella e-mail o nella app;
- sono più veloci perché arrivano subito per cui non bisogna attendere i tempi di spedizione;
- sono spesso scontate in quanto molti operatori offrono dei bonus a chi le sceglie.
Hanno però degli svantaggi ovvero:
- il rischio tecnico in quanto se si perde l’accesso all’e-mail o al profilo online, diventa difficile recuperarle;
- sono facili da dimenticare se non si ha l’addebito automatico in conto.
Per gli anziani o per chi non utilizza la tecnologia sarebbe meglio optare per la bolletta cartacea mentre chi vuole risparmiare, desidera una maggiore praticità ed è attento all’ambiente dovrebbe optare per quella digitale.
Nel caso si voglia passare, infine, dalla bolletta cartacea a quella digitale, si potrà accedere al sito ufficiale del proprio operatore e cercare nelle impostazioni l’opzione “bolletta digitale”. Si dovrà poi cercare il pulsante modifica e selezionare la ricezione della fattura, inserire un indirizzo e-mail valido e confermare.
Perché è importante conservare le bollette telefoniche
È importante conservare le bollette del telefono principalmente per questi motivi:
- servono come prova di pagamento nel caso di errori del gestore o richieste di pagamenti arretrati;
- per controllare i consumi effettuati, eventuali addebiti non richiesti e modifiche contrattuali;
- in caso di contenziosi legali, se si finisce in giudizio per una fattura contestata è necessario infatti esibire le fatture per tutelare la propria posizione.
Quanto tempo conservare le bollette telefoniche
Le bollette telefoniche a differenza di quelle dell’energia elettrica e del gas si prescrivono dopo 5 anni per cui le compagnie telefoniche non possono pretendere il pagamento delle fatture emesse dopo tale arco temporale. È necessario quindi che la documentazione si conservi per almeno 5 anni.
Nel caso si riceva un avviso di pagamento dopo tale termine, prima di iniziare una qualsiasi contestazione, sarà necessario controllare se sono trascorsi effettivamente cinque anni. Andrà poi recuperata la bolletta, verificata la data esatta di emissione e infine si dovrà effettuare il calcolo del periodo trascorso a partire dalla data di scadenza indicata nella fattura.
Ecco un esempio:
Giacomo riceve una richiesta di pagamento per una bolletta di gennaio 2016 nel 2025. Quest’ultima risulterà prescritta per cui Giacomo non dovrà pagare nulla. Nel caso invece si tratti di una fattura del 2021 sarà ancora valida per cui andrà pagata.
In ogni caso, nel caso la bolletta fosse andata in prescrizione, si potrà inviare una semplice raccomandata di andata con ritorno o una Pec nel caso di aziende, professionisti e partite Iva alla compagnia telefonica o a quella di recupero crediti comunicando che la fattura è prescritta. Nel caso in cui vi sia insistenza, prima di rivolgersi a un giudice, sarà necessario avviare una procedura di conciliazione oppure rivolgersi a uno degli organismi di conciliazione paritetica.
Ricordiamo che l’interruzione della prescrizione potrà avvenire mediante degli atti formali come l’ingiunzione del pagamento entro i cinque anni e che la compagnia dovrà dimostrare che la prescrizione non è ancora maturata. Il consiglio è quindi quello di conservare le bollette per almeno 6 anni, 5+1 di sicurezza e di non ignorare mai le richieste di pagamento ma rispondere sempre per iscritto.
Che succede se non si pagano le bollette?
Se non si pagano le bollette telefoniche può succedere che:
- l’operatore invii dei solleciti di pagamento;
- proceda con la sospensione del servizio;
- segnali la morosità del cliente;
- attivi il recupero crediti mediante un’agenzia esterna;
- avvii un’azione legale entro il termine della prescrizione.
È fondamentale, come detto, conservare quindi per 5 anni la documentazione attestante i pagamenti per non dover effettuare questi ultimi per due volte.
Bollette telefoniche imprese
Anche le imprese, i professionisti e chi ha la partita Iva dovrebbe conservare le bollette telefoniche ma almeno per 10 anni perché è un obbligo di legge.
L’articolo 2220 del Codice Civile impone infatti alle imprese di conservare la documentazione contabile per tale periodo e ciò vale per le ricevute, le fatture e qualsiasi documento fiscale.
Le spese telefoniche vanno custodite per tutto il periodo indicato anche perché possono essere scaricate in parte dall’azienda per cui nel caso di un controllo, servono a dimostrare che le spese erano reali e legate al lavoro.
Nonostante si creda che tali fatture siano poco importanti, in realtà esse sono dei documenti aziendali obbligatori per cui la buona conservazione, evita che vi siano problemi con il Fisco e in più protegge l’azienda.r
Come conservare le bollette telefoniche
Come spiegato, le fatture inerenti ai servizi telefonici vanno conservate, soprattutto ora in cui la maggior parte di esse si riceve in formato digitale. È importante quindi:
- creare un archivio ordinato con delle sottocartelle con anno e operatore;
- effettuare un backup periodico;
- conservare le ricevute di pagamento se quest’ultimo viene effettuato tramite bollettino;
- non cancellare le e-mail che si ricevono dagli operatori.
Nel caso di fatture cartacee:
- raccogliere le bollette in buste trasparenti e inserirle in raccoglitori divisi per anno;
- tenere copia delle prove di pagamento accanto alle bollette;
- segnare la data di scadenza su ogni documento.
